Трудовата книжка отразява „трудовата биография“ на работника или служителя. На базата на вписванията, направени в книжката могат да се доказват и използват редица трудови и осигурителни права:

• Работодателят следва да съобрази предходните трудови правоотношения, по които служителят е бил страна, когато определя размера на допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит по чл. 12 на Наредбата за структурата и организацията на работната заплата.
• С представяне на трудова книжка пред работодателя се удостоверява оставането без работа след датата на уволнението като предпоставка за изплащане на обезщетение по чл. 222, ал. 1 от Кодекса на труда.
• С трудовата книжка се удостоверява пред съда оставането без работа след уволнение, което се оспорва като незаконно и се иска присъждане на обезщетение по чл. 344, ал. 1, т. 3 във връзка с чл. 225 от Кодекса на труда.
• С трудовата си книжка работникът или служителят доказва пред осигурителния орган предпоставките за ползване на права по краткосрочното и дългосрочното обществено осигуряване и др. под.

Поради важното удостоверително значение на трудовата книжка по отношение на трудовия, респ. осигурителния стаж и доход, за нея е предвиден най-дългият възможен срок за съхранение при трудовоправните документи – 50 години. В същия срок се съхраняват документите с пенсионноосигурително значение – ежемесечните ведомости за заплати.

От 1 юни 2025 г. в България влязоха в сила съществени промени в нормативната уредба относно трудовите книжки. Основната цел на тези промени е преминаването от хартиени трудови книжки към единен електронен трудов запис в Регистър на заетостта, администриран от Националната агенция за приходите (НАП). С други думи след 1 юни хартиената трудова книжка става електронна и ще се съхранява в Регистъра на заетостта.

I.        Правна регламентация

Промените в Кодекса на труда влизат в сила от 01.06.2025 г., а съответните изменения в Закона за държавния служител – една година по-късно.

Според § 27 от Преходните и заключителни разпоредби на Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда в срок до 1 юни 2024 г. Министерският съвет приема наредбата по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда. Наредбата за вписване в регистъра на заетостта беше приета с ПМС № 267 от 29.07.2024 година. С тези документи е завършена правната регламентация на Регистъра по заетостта.

Така описаната правна регламентация вероятно ще породи в близко бъдеще някои съществени проблеми:

1. Практиката ще наложи потребността от допълнителни изменения или детайлизиране на подзаконовата нормативна уредба, преди или след като промените влязат в сила. Приетата Наредба за вписване в регистъра на заетостта до голяма степен „преповтаря“ промените в Кодекса на труда. Този подход не дава отговори на най-често поставяните от работодателите въпроси във връзка с „дигитализирането“ на трудовата книжка. Не са убедителни аргументите, че промените ще облекчат административната тежест. Обратното, те предвиждат увеличаване на тежестта чрез подаване на електронни трудови записи за значително по-голям брой обстоятелства.
2. Наредбата не съдържа специална регламентация за заварените случаи. Например, какво следва да се предприеме по отношение на обстоятелства във връзка със съществуващи трудови правоотношения, които вече подлежат на вписване в регистъра по заетостта, но за тях липсват данни в регистъра на трудовите договори. В чл. 347, ал. 2, т. 1 от Кодекса на труда  се декларира принципът за гарантиране на актуалност и точност на съхраняваните данни. Това означава, че липсващата информация ще трябва да бъде набавена. Тя може да бъде осигурена само от работодателите и съответните длъжностни лица в предприятията, натоварени с администрирането и управлението на човешките ресурси. Неизбежно е този въпрос да бъде поставен на дневен ред в близко бъдеще.

II.      Принципи

В чл. 347 от Кодекса на труда са дефинирани основните принципи за създаването и поддържането на регистъра на заетостта  (https://lex.bg/laws/ldoc/1594373121:

• Гарантиране на актуалност и точност на съхраняваните данни;
• Осигуряване на подходяща среда за обмен на данни;
• Гарантиране на регламентиран достъп до данните в регистъра на заетостта;
• Осигуряване на информационна сигурност.

III.    Съдържание на единния електронен трудов запис

Разпоредбата на новия чл. 347а  на Кодекса на труда урежда единният електронен трудов запис. Това е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. Или той е официален удостоверителен документ.

„Официален удостоверителен документ“ означава, че законодателят е делегирал на всеки работодател (независимо дали той е публичен орган или частноправен субект) правомощието да извършва удостоверителни действия. На базата на удостоверените в трудовата книжка (единния електронен трудов запис) обстоятелства работникът или служителят ползва трудови и осигурителни права. С този документ той доказва предпоставките за възникване на права и техния обем. Например, за колко месеца лицето има право да получава парично обезщетение за безработица в зависимост от предходния си осигурителен стаж.

Електронният трудов запис ще съдържа следните реквизити:

• Имената на работника или служителя;
• Личният идентификатор на работника или служителя;
• Идентификатора и името на работодателя;
• Основанието на трудовия договор (например, дали е основен или допълнителен);
• Датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение;
• Срокът на договора, когато е уговорен такъв;
• Датата на сключване на допълнителни споразумения;
• Датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение;
• Размера на основното трудово възнаграждение. В трудовия договор следва да се договаря и размерът на допълнителните трудови възнаграждения с постоянен характер, но те няма да бъдат вписвани в регистъра по заетостта;
• Кодът на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;
• Кодът на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;
• Кодът на населеното място на местоработата на работника или служителя по Единният класификатор на административно-териториалните и териториални единици;
• Продължителността на работното време;
• Продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
• Изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3 КТ;
• Запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;
• Уговореният платен годишен отпуск;
• Дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.

Сравнението между реквизитите на съществуващата към момента трудова книжка на хартиен носител и на единния електронен трудов запис показва, че на вписване ще подлежат повече обстоятелства. Например, уговорения и реално използвания в годината на прекратяване на трудовото правоотношение платен годишен отпуск. Това решение е добро, защото прави по-лесно доказването на тези обстоятелства при евентуален спор. До момента се използваше „оправданието“, че малките размери на хартиената трудова книжка не позволяват вписването на повече данни в нея. Това вече е неоснователно при дигитализирането на документа.

Наличието на по-детайлна информация е предпоставка за по-добро спазване на трудовото законодателство. С вписването на дните използван платен годишен отпуск (полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението) ще стане по-възможно спазването на чл. 33, ал. 2 от Наредба за работното време, почивките и отпуските. Разпоредбата гласи, че когато след ползване на платения годишен отпуск в пълен размер трудовото правоотношение се прекрати в същата календарна година, работникът и служителят не дължат обезщетение на предприятието за частта от отпуската, за която не са отработили съответното време. До края на същата календарна година работникът или служителят нямат право да ползват платен годишен отпуск освен, ако за новата работа се предвижда отпуск в по-голям размер.

IV.  Подаване на електронните трудови записи

Електронните трудови записи ще се подават по електронен път, чрез използване на квалифициран електронен подпис чрез портала за електронни услуги на НАП или на електронен носител с придружително писмо, съгласно приложение № 4 към наредбата. За работодателите, които не ползват електронни услуги, се запазва възможността да подават данни и чрез придружително писмо.

В разпоредбите на чл. 10 и чл. 11 от Наредбата са регламентирани сроковете за подаване на електронен трудов запис от работодателя и органа по назначаване. Конкретизирани са видът на данните и сроковете, в които те следва да се подават при възникване, изменение или прекратяване на трудовото или служебното правоотношение. Регламентирани са и сроковете за подаване на данни при промяна на работодателя или органа по назначаване.

Изцяло е запазена досегашната схема за определянето на сроковете за подаване на информацията към регистъра:

• 3-дневен срок от сключване на трудовия договор или възникване на служебното правоотношение, съответно от изменение на трудовото или служебно правоотношение;
• 7-дневен срок от прекратяването на трудовото или служебно правоотношение;
• 10-дневен срок от промяна на работодателя по смисъла на чл. 123 или 123а от Кодекса на труда или органа по назначаване.

Разликата с досегашната уредба е, че електронен трудов запис се подава в повече позиции от познатите до момента. От тази гледна точка тезата за „облекчаване на административната тежест“, заложена в доклада на министъра на труда и социалната политика, с който е предложено приемането на Наредбата не може да бъде приета.

С приложение № 1 и № 2 към Наредбата е определен форматът, по който се подават данните. Към приложенията са изготвени подробни указания за попълването им.

В чл. 12 от Наредбата е регламентирано задължението на НАП да удостовери получаването на единния електронен трудов запис, като издаде протокол съгласно приложение № 5. В него се съдържат данни за вписаните и за невписаните електронни трудови записи, както и причината за невписването им. В тридневен срок от получаване на протокола работодателят или органът по назначаване следва да отстрани причината за невписването и да подаде отново електронен трудов запис. Така работодателите или органите по назначаване ще могат да отстранят допуснати от тях грешки при подаваните записи, което ще позволи да изпълняват законовите си задължения и ще осигури достоверността на данните в регистъра на заетостта.

В съответствие с чл. 63, ал. 1 от Кодекса на труда в разпоредбата на чл. 12, ал. 3 от Наредбата е предвидено задължение на работодателя да предостави на работника или служителя преди постъпването му на работа копие от протокола с вписани данни за началото на изпълнение на трудовия договор.

V.     Достъп до данните в Регистъра на заетостта

Достъпът до данните в Регистъра има съществено значение, тъй като от една страна това са лични данни, а от друга се съдържат чувствителна информация. В нормативната уредба се предвижда да имат достъп:

1. Работниците и служителите

Те като „титуляри“ на данните, които подлежат на вписване в регистъра, разбира се, имат право на пълен достъп до отразената информация. Правото на достъп включва и информация до историята на достъпите . Или работникът или служителят винаги може да разбере кой се е запознавал с професионалната му история и имал ли е легитимен интерес да прави това.

2. Родителите, настойниците и попечителите на работници и служители, ненавършили 18 години.

Те имат право на достъп до съответния им единен електронен трудов запис до навършване на 18 години. По принцип това е малко дискусионно решение, доколкото трудовата дееспособност настъпва на 16 години (чл. 301, ал. 1 на Кодекса на труда) и от този момент встъпилото в трудово правоотношение лице има всички права и задължения на работник или служител. Все пак законодателят отчита житейската незрялост на тази ранна възраст и предвижда участието и на родител/попечител. Така например според чл. 6 от Наредба № 6 от 24.07.2006 г. за условията и реда за даване на разрешения за работа на лица, ненавършили 18 години работодателят е длъжен да уведомява лицата, ненавършили 18 години, и техните родители или попечители за:

1. възможните рискове в работата;
2. мерките, предприети за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.

Очевидно и тук е следвана същата логика за поддържане на информираност на родителите и попечителите относно трудовата дейност на непълнолетните им деца.

3. Работодателите.

Това е най-деликатният въпрос, свързан с достъпа до данните в единния електронен трудов запис. Или каква информация може да извлече от Регистъра настоящият работодател. Правилата, въведени в чл. 347а, ал. 4 на Кодекса на труда, държат сметка за балансирането на интересите на двете страни по трудовото правоотношение. Работодателите следва да имат право на информация за наети от тях работници и служители (въведена от предходните работодатели), защото така се удостоверява професионалния опит на наеманите лица, изчислява се  допълнителното трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит и т. н.

Изключение е въведено по отношение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели. Целта е да се избегнат опити за злоупотреби от страна на работодателя, т. е. предлагане на по-ниско възнаграждение на базата на придобита информация за възнаграждения, които работникът или служителят е получавал до момента.

Работодателите имат право на информация и за изплатените обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 на Кодекса на труда. Смисълът на допуснатото изключение относно тези обезщетения е, че при тях са предвидени специални правила и ограничения при изплащането. Обезщетението по чл. 222, ал. 2 на Кодекса на труда (при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест) се дължи, ако работникът или служителят има най-малко 5 години трудов стаж и през последните 5 години трудов стаж не е получил обезщетение на същото основание.

Обезщетението по чл. 222, ал. 3 КТ (обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение след придобито право на пенсия за осигурителен стаж и възраст) се изплаща еднократно. Затова е необходимо работодателите да могат да проверят дали съответният работник или служител вече е получавал такива обезщетения при предходен работодател. Разбира се, информацията не включва размера на изплатените обезщетения, защото би се обезсмислила забраната да се разкриват данни за предходно получаваните трудови възнаграждения.

Практиката показва, че досега второто изречение на разпоредбата рядко се е спазвало, доколкото новият работодател не е имал откъде да получи информация за броя използвани дни платен годишен отпуск от работника или служителя при предходния му работодател (дори предходният работодател да е издал удостоверителен документ за ползвания при него платен годишен отпуск, липсва всякаква гаранция, че работникът или служителят ще предостави този документ на новия си работодател). Сега тази информация ще може да се извлече от единния електронен трудов запис.

4. Националният статистически институт

НСИ също има право да получава данни от Регистъра на заетостта за целите на публикуването на статистическа информация относно заетостта. Според чл. 5 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта НАП предоставя на НСИ данни от регистъра ежемесечно. Редът за предоставяне на информацията, структурата и форматът на данните се уреждат със споразумение между председателя на Националния статистически институт и изпълнителния директор на Националната агенция за приходите. НСИ използва получената информация само за статистически цели, като при разпространение посочва източника на информацията. Обменът на информация се осъществява при спазване на необходимите мерки за мрежова и информационна сигурност

VI.  Приключване на трудовите книжки на хартиен носител

Съгласно § 24, ал. 1 от преходните и заключителни разпоредби на Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите. В трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв.

След оформянето й трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя. Според ал. 2 на същата разпоредба, когато след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г. Това се извършва на основата на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите (при които е работил) и други оригинални документи, съдържащи тези данни.

Според § 25 от преходните и заключителни разпоредби на Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда в срок до 31 декември 2026 г. или при прекратяване на служебното правоотношение в периода от 1 юни 2026 г. до 31 декември 2026 г. органите по назначаване оформят служебната книжка на държавните служители. В служебната книжка с цифри и думи се записва продължителността на служебния стаж, положен от държавния служител към 1 юни 2026 г. След оформянето й служебната книжка се връща незабавно на държавния служител.

Следователно работодателите, съответно органите по назначаване, ще имат достатъчен срок, в който ще могат да оформят трудовите книжки на работниците и служителите, чиито трудови правоотношения са действащи.

Следва да се обърне внимание, че дори оформянето на трудовите книжки на работниците и служителите да се предприеме в края на законоустановения срок, например през месец май 2026 г., в тях се отразява само стажът към 1 юни 2025 г., а не и придобитият през следващите месеци.

Важно е да се отбележи още, че всеки работник или служител, притежаващ хартиена трудова (или служебна) книжка следва да я запази и след окончателното преминаване към електронен трудов запис, тъй като тя запазва своето качество на официален удостоверителен документ.

Изложеното дотук ясно показва, че материята свързана с трудовите правоотношения изисква дълбоко познаване на нормативната уредба. Затова фирмите, които не разполагат със свои ТРЗ и личен състав специалисти трябва да се обърнат към компетентни счетоводни кантори, които предлагат тези услуги.