Стартираме поредица от публикации свързани с едностранното счетоводство.

С чл. 3 (4) на Закона за счетоводството се регламентира, че едноличните търговци с нетни приходи от продажби за предходния отчетен период в размер, който не надхвърля 50 000 лв., могат да отчитат дейността си по способа на едностранното счетоводно записване.

Този метод е обикновено използван в по-прости бизнеси, където не се изисква подробно отчитане на транзакциите или в малки предприятия с по-ограничени средства и персонал.

Едностранното счетоводство при фирми ЕТ има за цел да състави достоверен резултат, който да може да бъде използван за данъчна обработка. Едностранното счетоводство е приложимо само и единствено при фирми ЕТ (едноличен търговец).

Ако сте едноличен търговец, то за вас е от съществено значение да се запознаете с принципите на едностранното счетоводство. Така ще прецените дали ще можете сами да извършвате счетоводната дейност или трябва да я предоставите на счетоводна фирма срещу заплащане..

Едностранното счетоводство се прилага само за отчитане на финансовото състояние на малки предприятия, които са регистрирани като ЕТ. При този вид счетоводства се използват методи, които са различни от тези използвани при двустранното счетоводство.

Ще започнем поредицата с особеностите на

ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРЕДПРИЯТИЯТА, КОИТО ПРИЛАГАТ ЕДНОСТРАННО СЧЕТОВОДНО ЗАПИСВАНЕ

Един от основните принципи на счетоводната политика на Република България, регламентиран в чл. 3, ал.3 от Закона за счетоводството, е този за документална обоснованост на стопанските операции. Той е валиден с пълна сила и за предприятията, които прилагат едностранно счетоводно записване.

Счетоводните документи са писмени свидетелства за извършени стопански операции и за настъпили в резултат на това изменения в имуществото на предприятието. Те обикновено са бланки със специална форма и съдържание, но могат да имат и друг технически носител. В зависимост от това, дали документът е носител на данни за регистрирана за пръв път стопанска операция или отразява данни от вече регистрирана операция, той може да бъде първичен или вторичен. Законът за счетоводството регламентира в член 6 задължителните елементи от съдържанието на първичните счетоводни документи. Без тяхното наличие документите губят доказателствена сила. Предвидена е възможност счетоводните документи да се попълват с мастило, химикал, на принтер или с друго печатащо устройство. Или не могат да се приемат и обработват счетоводни документи, попълнени с молив.

Съществен организационно-методологически въпрос е предвидената в чл. 8 от закона забрана да се извършват поправки в първичните счетоводни документи. Ако при попълването им се допусне грешка, те трябва своевременно, преди още да са заверени с подписите на съответните длъжностни лица, да се анулират и да се съставят нови документи.

Първичните документи са основа за едностранните счетоводни записвания, защото са носители на информация за отразена за първи път стопанска операция. Такива документи са: приходен касов ордер, разходен касов ордер, фактура, складова разписка, експедиционна бележка, платежно нареждане, протокол за резултатите от инвентаризация, акт за приемане и предаване на дълготраен актив, ведомост за заплати, искане за отпускане на материали, заповед за командировка, авансов отчет и т. н.

Вторичните документи се съставят въз основа на първичните с цел да се обобщи или диференцира по определени критерии информацията, която се съдържа в тях. Така може да се съкратят, опростят и улеснят записванията в счетоводните книги. Вторичните документи помагат да се следи за опазването на първичните документи, въз основа на които са съставени и които са описани в тях. Вторични счетоводни документи са: опис на фактури, сборна ведомост, банково бордеро с описани в него платежни документи и т.н. Изискванията към задължителните реквизити на вторичните документи са по-малко в сравнение с тези към първичните документи. За тях не е валидна и разгледаната по-горе забрана да се извършват поправки в документите.

Освен първичните и вторичните документи се водят и счетоводни книги и регистри. Предприятията, които прилагат едностранно счетоводно записване са длъжни да водят два счетоводни регистъра:

• Книга за приходите и разходите и
• Инвентарна книга

По желание те могат да водят и други спомагателни книги – за продукцията, стоките, материалите и други.

Какви са конкретните изисквания към работата с първичните и вторични счетоводни документи, организацията на документооборота и воденето на счетоводните книги в предприятията, които прилагат едностранно счетоводно записване?

Организацията на документооборота следва да се подчини на крайната цел на счетоводството да се попълнят книгата за приходите и разходите, инвентарната книга и спомагателните книги и да се съставят в края на отчетния период отчета за приходите и разходите и данъчната декларация.

Ето защо, всеки собственик или ръководител на предприятие, което прилага едностранно счетоводно записване е задължен да осигури условия за своевременно документиране на всички стопански операции и за събиране и подреждане на документите по установен от самия него ред. Може да се води една обща папка – класьор на всички документи, в която те да се подреждат по хронологичния ред на постъпването им, а може да се открият и няколко папки за диференцирано подреждане на документите по определе ни критерии:

• папка за приходните документи,
• папка за разходните документи,
• отделна папка за документите за касови и банкови операции и т.н.

Трудно е да се давaт общи и използваеми еднакво от всички предприятия препоръки, поради твърде голямото разнообразие в характера и мащабите на тяхната дейност. Все пак, като се ръководим от досегашния опит, ще посочим основните папки, които биха могли да се използват за подреждане на счетоводните документи:

Пanкa 1. В нея се класират приходните документи. Това са документи, в които са отразени приходи от дейността на предприятието. Както е определено в Закона за счетоводството приходите се формират от: продажби на продукция, стоки и услуги; използването на ресурси на предприятието от трети лица – лихви по предоставени кредити и депозити, наеми и лицензионни възнаграждения, дивиденти, неустойки, получени дарения. Много съществено значение има изискването на Закона счетоводството, според което, ако съществуват причини да не се очаква изплащането на приходите, следва да се отложи признаването им. Ако в счетоводството на малкото предприятие постъпят документи, отразяващи възможност за получаване на приходи, но тя не е безспорна и има реална опасност да се осуети, то тези документи не следва да се третират самостоятелно като приходни, а само в комплект с други документи, които снемат съществуващата несигурност. В папката за приходните документи ще се подреждат: фактури, ленти от касови апарати за пpoдажби в брой, приходни касови ордери за други постъпления на парични средства в брой, документа за преведени суми по разплащателната сметка на предприятието, описани в придружаващите ги банкови бордера /такива документи могam да бъдат: платежни искания, платежни нареждания т.н./.

Документите се подреждат в папката по хронологичен ред, според датата на постъпването им в предприятието.

Възможно е в предприятието да постъпят два или повече документа за една и съща стопанска операция. Например: фактура за продадени стоки и приходен касов ордер или лента от касов апарат; фактура и платежно искане за продадени стоки, когато плащането се извършва чрез банката; фактура и платежно нареждане от кyпувача и т.н. Бордерата на банката също се придружават от други документи, които да описани в тях.

Най-практично е такива документи да се свържат заедно /с кламери, телбод или по друг начин/ и да получат един и същ регистрационен номер в папката. Основополагащ принцип за формирането на архивни единици от счетоводни документи следва да бъде стопанската операция, а не видът на активите и пасивите, които тя засяга.

Папка 2. В нея се класират разходните документи. Тук препоръчваме да се събират документи за фактическите, а не за касовите разходи на предприятието. С други думи, онези документи, които отразяват преобразуването  на едни активи в други. Документите за изразходване на средства за дейността да се класират в друга папка. Например, фактурата, разходния касов ордер или банковия документ /бордеро, придружено с платежно нареждане или с платежно искане/ за закупени, но невложени в употреба или нереализирани материални запаси отразяват касов, но не фактически – разход и не следва да се включват в папката за разходните документи. По  принцип разходните документи са много по-разнообразни по видове: разходни касови ордери, платежни нареждания, фактури, квитанции, платежни искания от контрагенти, протоколи, договори, ведомости за изплатени заплати, складови разписки, лимитни карти или бележки за извършени записвания в книгата за отчитане на материалните запаси и в инвентарната книга с амортизационен план и т.н. Изискванията за подреждане на документите за приходите са валидни и за подреждането на разходните документи, както и за папките за останалите видове по-долу.

Това са двата основни вида папки, които следва да се водят във всички предприятия предприятия, прилагащи едностранно счетоводно записване.